Apprenants et groupes
Dans B12, on ne peut pas assigner un programme directement à un apprenant.
Il faut plutôt assigner le programme à un groupe. Ensuite, on peut inscrire les apprenants ciblés dans le groupe pour leur donner accès au programme.
Il y a trois moyens d'inscrire des apprenants à un groupe :
- L'inscription manuelle, qui est privilégiée pour les utilisateurs existants de la plateforme (utilisateurs déjà importés par l'administrateur de B12).
- Inscription au groupe dès la création du compte (voir la procédure pour les Administrateurs, cette méthode n'est pas disponible pour le rôle de Concepteur dans B12).
- L'inscription automatisée à l'aide d'un lien d'inscription au groupe.
Il est également possible d'inscrire un formateur à un groupe, ceci lui donnera accès aux données de ce groupe. Voir en bas de la page pour les détails. À noter qu'il s'agit du "role Formateur" dans B12, mais dans la réalité, il pourrait s'agir d'un coach, un expert, etc..
À noter que l'accès du gestionnaire aux données se fait en dehors du groupe (dans le profil de l'apprenant). Voir les procédures pour les Administrateurs pour plus de détails.
Utilisateur existant : Procédure manuelle
Cette méthode permet d’inscrire manuellement dans un groupe un utilisateur qui a déjà créé un compte dans la plateforme.
1. Cliquez sur l’icône Membres.
2. Cliquez sur l’onglet Groupes.
3. Sélectionnez le groupe voulu.
4. Dans la section Utilisateurs, cliquez sur l’icône +.
5. Sélectionnez les utilisateurs voulus (vous pouvez cocher plusieurs boites).
Si vous ne trouvez pas l’utilisateur voulu, cela signifie qu’il n’est pas inscrit à la plateforme. Vous pouvez alors générer un lien d’inscription au groupe (voir procédure suivante).
6. Cliquez sur Sauvegarder.
Attention : si l'option "Informer les participants de l'ajout d'un programme" a été cochée lors de la configuration du groupe, les participants ajoutés à un groupe contenant un programme seront automatiquement notifiés par courriel. Si le groupe est vide, les participants seront notifiés lorsque le programme sera ajouté.
Note
Il est possible que l'on permette à un nouvel utilisateur de s'inscrive à la plateforme à partir de la page d’accueil directement (voir les configurations de la plateforme pour les Administrateurs). Dans ce cas, même s’il s’agit d’un nouvel utilisateur, il faut l’assigner manuellement au groupe voulu (car l’assignation n’est pas faite automatiquement).
Lien d’inscription au groupe
Cette méthode permet de générer un lien d’inscription à la plateforme qui ajoutera automatiquement les nouveaux utilisateurs dans le groupe voulu. Cela vous évite d’avoir à inscrire manuellement les nouveaux utilisateurs au groupe après l'inscription.
Aperçu de la procédure
- L'administrateur B12 génère un lien d'inscription au groupe (voir les instructions ci-dessous).
- L'administrateur B12 envoie le lien aux nouveaux utilisateurs ciblés.
- Les nouveaux utilisateurs cliquent sur le lien, puis remplissent le formulaire d'inscription à la plateforme. Si l'utilisateur a déjà un compte dans la plateforme, il n'aura pas à s'inscrire.
- Les nouveaux utilisateurs sont automatiquement inclus dans le groupe choisi.
Étapes pour générer et soumettre un lien d'inscription
1. Cliquez sur l’icône Membres.
2. Cliquez sur l’onglet Groupes.
3. Sélectionnez le groupe voulu.
4. Cliquez sur l’icône de feuilles superposées pour copier le lien d’invitation au groupe.
5. Fournissez le lien d’invitation au groupe à toutes les personnes voulues (ex : par courriel).
Ajouter un formateur au groupe
Le formateur ajouté aura accès à toutes les données de ce groupe pour ce programme. Il n'aura pas accès aux données des autres groupes ou des autres programmes suivis par un ou des apprenants.
Dans la section Formateurs, cliquez sur l'icône + pour sélectionner le ou les formateurs.
Seuls les utilisateurs avec le rôle Formateur dans B12 seront visibles dans la liste.