Fondements
La création du calendrier de diffusion des séquences du programme se fait à deux niveaux.
- Dans le Studio, sous l'onglet Structure, le concepteur du programme crée un calendrier-type qu'il recommande pour la formation. C'est un modèle qui contient l'espacement souhaité pour les séquences (exemple: une séquence par semaine pendant 4 semaines). Ce calendrier-type est basé sur des dates non spécifiques (jour 1 du programme... jour 15 du programme). Il est toutefois possible de travailler en mode "Simulation" pour visualiser les jours dans un calendrier réel. Voir plus bas pour les détails.
- Le calendrier-type est gardé en mémoire dans B12. Lorsque le programme est déployé dans un groupe, les dates réelles des activités seront confirmées pour le groupe.
Il est ainsi possible de créer un programme-type dans le Studio, et ensuite déployer ce programme à différents groupes selon les dates spécifiques que l'on souhaite assigner à ces groupes. Dans le Studio, la base reste la même à chaque fois, ceci évite donc d'avoir à faire des modifications dans le Studio pour chaque groupe.
💡Cette section concerne la création du calendrier-type dans le Studio, pour l'assignation des dates réelles au groupe, vous pouvez consulter l'article Assigner un programme à un groupe.
Déposer les séquences dans le calendrier de planification
1. Cliquez sur l'onglet Structure dans le Studio.
2. Les séquences qui ne sont pas placées dans le calendrier ont un message "Non assignée" et se placent par défaut en bas de la liste.
3. Pour assigner une séquence à une journée, il faut glisser-déposer la séquence à la date choisie.
4. Lorsqu'elles sont placées dans le calendrier, elles se placent automatiquement en ordre chronologique selon l'ordre dans le calendrier. Le jour de planification est ajouté au bout du titre de la séquence.
5. Une fois assignée, la séquence sera classée selon l'ordre de du calendrier.💡Pour changer l'ordre d'apparition dans la portion de gauche, il suffit de changer l'ordre dans le calendrier.
À noter que vous pouvez également mettre plus d'une séquence dans une journée. Une boîte s'ouvrira pour vous permettre de choisir l'ordre d'affichage pour la journée.
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🚩Attention
Une séquence non assignée ne sera pas disponible dans le programme lors de l'assignation au Groupe. Il faut absolument mettre la séquence dans le calendrier pour la rendre disponible au déploiement. Ceci doit être fait pour chaque nouvelle séquence.
En autres mots, par défaut, les nouvelles séquences ne sont pas visibles aux apprenants. Ceci vous permet de travailler sur des contenus en cours de route sans que personne ne les voie.
🚩Les groupes ayant un programme déjà assigné n'ajouteront pas cette nouvelle séquence automatiquement à leur calendrier. La nouvelle séquence sera sans date.
Si vous décidez d'ajouter une nouvelle séquence alors que le programme est déjà déployé, lorsque vous êtes prêts à diffuser ce nouveau contenu, vous devez:
1) Ajouter la séquence au calendrier, et ensuite,
2) Confirmer la date dans le ou les groupes en cours (voir l'assignation d'un programme au Groupe). Un message pop-up vous invitera à ajouter ces dates dans vos groupes.
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Utiliser le mode Simulation
Le mode Simulation permet de voir le calendrier avec des dates réelles. Ceci permet de mieux planifier les séquences si on a des dates spécifiques en tête pour un programme.
Il est possible d'alterner entre la simulation et les jours génériques, la planification ne sera pas perdue.
Les dates seront gardées en mémoire dans B12, et lorsque le programme sera assigné à un groupe en mode "Selon une date fixe" (voir ici pour les détails), ces dates seront proposées par défaut.
Ajouter une date d'échéance à une séquence
Lors de la configuration de la séquence, vous pouvez ajouter une échéance pour compléter la séquence. Dans cet onglet, la date demeure générique (X jours pour compléter la séquence).
Dans le calendrier, vous verrez en pâle les jours où l'activité peut être complétée.
Par défaut, les séquences sont à compléter la journée même.
Après la date d'échéance, la séquence demeure disponible pour l'apprenant, mais une notice "En retard" est ajoutée sur sa page d'accueil. Les statistiques de mesure des retards tiendront également compte de cette date d'échéance.
- Dans le déploiement du programme au Groupe, vous pourrez confirmer la date d'échéance en fonction d'une date réelle au calendrier si le programme est déployé en mode "Selon une date prédéterminée".
- Si le programme est déployé en mode "Selon la date d'inscription", le nombre de jours pour compléter la séquence sera celui indiqué ici dans l'onglet Planification du Studio.
Pour en savoir plus sur le déploiement du programme dans les groupes, voir cet article.
Visualiser les notifications dans le calendrier
Toutes les notifications (notifications initiales et notifications de rappel) seront indiquées avec une icône de cloche dans le calendrier. Pour savoir l'heure et la séquence de la notification, passer votre souris au-dessus de l'icône.
Sauvegarde
N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder pour ne pas perdre vos modifications.